รับพัฒนาระบบ Workflow สำหรับงานข้ามแผนก
งานอยู่ขั้นไหน ใครรับเรื่องต่อ และเอกสารส่งถึงทีมถัดไปหรือยัง ทุกคนเปิดดูสถานะเดียวกันได้ โดยไม่ต้องเดินถามทีละแผนก
ไม่ใช่โปรแกรม Workflow สำเร็จรูปที่บังคับให้บริษัททำงานตาม เราเริ่มจากวิธีทำงานจริงของคุณ แล้ววางลงในระบบ
เหมาะกับบริษัทที่
เช็กตัวเอง 30 วินาที
ลองดูว่าตรงกับบริษัทคุณกี่ข้อ ยิ่งโดนหลายข้อ เวลาที่เสียไปกับการตามเรื่องยิ่งมากขึ้นตามจำนวนคน
เหมาะกับธุรกิจที่มีหลายแผนกต้องส่งงานต่อกัน ตั้งแต่ 30 คนขึ้นไป ถ้าโดนสักข้อ คุยกับเราได้เลย
ตอนงานส่งต่อหลายมือ
ถ้าโดนหลายข้อ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนไม่เก่งหรือไม่ขยัน แต่อยู่ที่ไม่มีที่ให้ทุกคนเห็นตรงกันว่าอะไรอยู่ตรงไหน
คำถามเดียวแต่ต้องไล่ถามสามคนกว่าจะได้คำตอบ และยังไม่แน่ใจว่าข้อมูลที่ได้อัปเดตล่าสุดหรือเปล่า
เรื่องส่งต่อข้ามแผนกแล้วเงียบไป ไม่มีใครผิดสักคนเพราะทุกคนคิดว่าอีกฝ่ายรับไปแล้ว
ฝ่ายขายบอกว่าส่งเรื่องไปแล้ว ทีมปฏิบัติการบอกว่ายังไม่ได้รับ พอไม่มีที่บันทึกว่าใครส่งเมื่อไร ก็ไม่มีใครพิสูจน์ได้ว่าตกหล่นตรงไหน
เวลาที่ควรได้เอาไปคิดเรื่องโต หมดไปกับการเดินถามว่าเรื่องนั้นถึงไหนแล้ว เพราะไม่มีที่ให้เปิดดูเอง
ตัวอย่างงานที่วางเป็นระบบได้
มองหางานที่ต้องผ่านหลายแผนก มีจุดส่งต่อหลายครั้ง หรือมีจังหวะที่ต้องรอคำตอบ เพราะเป็นจุดที่เห็นเจ้าของงานและสถานะได้ชัดที่สุด
ใครรับเรื่อง ส่งต่อให้ทีมไหน และตอนนี้ลูกค้ารอคำตอบจากใคร
ฝ่ายขายส่งข้อมูลครบหรือยัง ทีมถัดไปรับเรื่องแล้วหรือยัง
ของเข้าจริงเท่าไร ใครเบิกไป เหลือเท่าไร
เรื่องที่เริ่มจากขายแล้วต้องผ่านทีมปฏิบัติการ คลัง และฝ่ายบริการ
เอกสารอยู่ที่ใคร ส่งต่อเมื่อไร และค้างมานานแค่ไหน
ข้อมูลจากหลายแผนกที่ทุกวันนี้ต้องรวบรวมกันใหม่ทุกสิ้นเดือน
คำถามที่เปิดดูเองได้ ไม่ต้องเดินไปถาม
ถ้ายังบอกไม่ได้ว่าตกหล่นตรงไหน ไม่เป็นไร ส่วนหนึ่งของการคุย 30 นาทีคือช่วยหาว่าควรเริ่มเส้นไหนก่อน
สามขั้นตอน เริ่มจากวิธีทำงานที่บริษัทคุณใช้จริง ไม่ใช่จากหน้าจอที่โปรแกรมมีมาให้
เรานั่งดูว่าเรื่องหนึ่งเริ่มที่ใคร ส่งต่อไปที่ไหน ใครรับช่วงต่อ และมักหยุดอยู่ตรงไหน นี่คือส่วนที่ข้ามไม่ได้
นำสิ่งที่เห็นมาเขียนเป็น Workflow ให้ทุกเรื่องมีเจ้าของ มีสถานะ และรู้ว่าขั้นต่อไปรอใครอยู่
คนที่เกี่ยวข้องเช็คได้เองว่าเรื่องถึงไหนและอยู่ที่ใคร โดยไม่ต้องเดินถามทีละแผนก
เริ่มจากนั่งดูงานจริง
จบด้วยหน้าจอที่ทุกคนเปิดดูได้
ตัวเลขเป็นตัวอย่างประกอบคำอธิบาย ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าจริง
สิ่งที่คนขายระบบมักไม่บอก
เราเลือกบอกสองข้อนี้ตั้งแต่ยังไม่เริ่มคุย เพราะถ้าไปรู้ทีหลังคือตอนที่ทีมเริ่มต่อต้านแล้ว และนั่นคือสาเหตุที่ระบบแบบนี้ล้มบ่อยที่สุด
ข้อมูลที่เมื่อก่อนไม่เคยจดต้องถูกบันทึกให้ครบ สิ่งที่ได้กลับมาคือทุกคนเห็นสถานะเดียวกันและตามหาสาเหตุได้เมื่อมีงานค้าง
ถ้าบริษัทตั้งใจปรับวิธีทำงานอยู่แล้ว ระบบนี้จะไม่ได้ช่วยลดคน แต่จะทำให้ข้อมูลที่เคยอยู่ในหัวคนปรากฏออกมาให้ทุกฝ่ายเห็น
เริ่มจากคุยกัน 30 นาที เราจะช่วยหาเส้นทางงานที่ควรวางให้เห็นก่อน
เริ่มต้นอย่างไร
เลือกงานที่ทีมพูดถึงบ่อยและทุกฝ่ายเห็นปัญหาร่วมกัน เพราะเป็นจุดที่คนพร้อมเปลี่ยนวิธีทำงานและมีโอกาสใช้ระบบจริงมากที่สุด
ขั้นที่ 1
เล่าว่าบริษัทมีกี่แผนก งานวิ่งยังไง และตกหล่นตรงไหนบ่อยที่สุด ถ้าประเมินแล้วยังไม่ถึงเวลาต้องวางระบบ เราจะบอกตรง ๆ
ขั้นที่ 2
ลงไปนั่งดูว่างานจริงวิ่งยังไงในแต่ละแผนก แล้วเขียนออกมาเป็นแผนผัง ชี้ว่าตกหล่นตรงไหนบ้าง และควรวางเส้นไหนก่อน
ขั้นที่ 3
ทำเส้นแรกให้ทีมใช้จริงก่อน แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะต่อเส้นไหน ไม่ใช่เซ็นทีเดียวแล้วรอยาวเป็นปีกว่าจะได้ใช้
คุณจะได้อะไรจากขั้นที่ 2
ตัวอย่างแผนผังที่ส่งมอบ
คุณจะรู้ขอบเขตงาน ขั้นตอน และสิ่งที่ทีมต้องเตรียมตั้งแต่จบการคุยครั้งแรก แต่ละขั้นแยกตัดสินใจได้ ไม่ต้องเริ่มพร้อมกันทั้งก้อน
ใครอยู่เบื้องหลัง
I GEAR GEEK เป็นบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจไทย ตั้งแต่งานหลังบ้านเฉพาะส่วนไปจนถึงระบบที่ครอบคลุมหลายแผนก
2018
ปีที่ก่อตั้งบริษัท
150+
โปรเจคที่ส่งมอบจริง
30 นาที
เวลาที่ใช้คุยดูว่างานคุณตกหล่นตรงไหน
2,000+
ผู้ใช้งานสูงสุดที่ระบบเรารองรับ
เราไม่เปิดเผยชื่อลูกค้าและรายละเอียดโปรเจคตามข้อตกลงรักษาความลับ รายการข้างต้นจึงระบุเป็นประเภทงานและกลุ่มธุรกิจแทน
เราเคยส่งมอบระบบที่ครอบคลุมหลายแผนกให้ธุรกิจค้าส่งค้าปลีก รองรับมากกว่า 20 สาขาและผู้ใช้งานกว่า 2,000 คน แต่งานแต่ละบริษัทมีเส้นทางและข้อยกเว้นไม่เหมือนกัน เราจึงเริ่มจากดูงานจริงก่อนเสนอว่าควรทำส่วนไหน
ไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีข้อผูกมัด เราจะช่วยดูว่างานข้ามแผนกติดอยู่ตรงไหน และควรเริ่มวางเส้นไหนก่อน
รวมข้อกังวลสำคัญก่อนตัดสินใจ ทั้งเรื่องการใช้งานของทีม สิ่งที่ต้องเตรียม และระยะเวลาที่จะเริ่มเห็นผล
โปรแกรมสำเร็จรูปมีขั้นตอนมาให้แล้ว บริษัทต้องปรับงานให้เข้ากับโปรแกรม แต่เราเริ่มจากดูวิธีทำงานและข้อยกเว้นที่มีอยู่จริง แล้วจึงวาง Workflow ให้เหมาะกับบริษัทคุณ
ช่วงแรกงานจะเพิ่มครับ เพราะทีมต้องบันทึกข้อมูลที่เมื่อก่อนไม่เคยจด ถ้าไม่มีข้อมูลก็ไม่มีสถานะให้เปิดดู สิ่งที่ได้กลับมาคือทุกฝ่ายเห็นข้อมูลชุดเดียวกันและไม่ต้องเดินถามกันทีละเรื่อง
ถ้าบริษัทคุณตั้งใจปรับวิธีทำงานอยู่แล้ว ระบบนี้จะไม่ได้ช่วยลดคนครับ สิ่งที่ช่วยคือทำให้ข้อมูลที่เคยอยู่ในหัวคนและในแชท ปรากฏออกมาให้ทุกคนเห็นและตรวจสอบได้ ถ้าเป้าหมายหลักคือลดคน เราจะบอกตรง ๆ ว่านี่อาจไม่ใช่สิ่งที่ควรเริ่มก่อน
ต้องดูที่ข้อมูลตั้งต้นครับ ถ้าข้อมูลแต่ละแผนกยังไม่ตรงกัน AI อาจช่วยให้แต่ละส่วนทำงานเร็วขึ้น แต่ยังไปคนละทิศ การวาง Workflow ทำให้ทุกส่วนรู้ว่าใช้ข้อมูลชุดไหนและส่งงานต่อให้ใคร
โอกาสที่ทีมจะใช้จริงขึ้นกับผู้บริหารมากกว่าตัวโปรแกรม เราจะออกแบบจากงานที่ทีมทำอยู่แล้วและเลือกเส้นทางที่ทุกฝ่ายเห็นปัญหาร่วมกันก่อน แต่ถ้าผู้บริหารยังไม่พร้อมกำหนดให้ใช้เป็นวิธีทำงานเดียวกัน เราแนะนำให้ยังไม่เริ่ม
เริ่มจากเล่าว่าตอนนี้งานวิ่งผ่านใครบ้าง จุดไหนตกหล่นบ่อย และใช้ระบบอะไรอยู่ หลังคุยกัน 30 นาที คุณจะรู้ว่าควรเริ่มจากเส้นทางไหนและต้องเตรียมข้อมูลอะไรต่อ
ขั้นเข้าไปดูงานจริงและทำเอกสารสรุปใช้เวลา 1–2 สัปดาห์ ส่วนระยะวางระบบจริงขึ้นกับเส้นทางงานและจำนวนคนที่เกี่ยวข้อง เราจะแจ้งขอบเขตและระยะเวลาให้ทราบก่อนเริ่มขั้นนั้น
ถ้าทุกวันนี้ยังต้องเดินไปถามว่าเรื่องนั้นถึงไหนแล้ว มาคุยกันก่อนได้ครับ ไม่มีค่าใช้จ่าย และถ้ายังไม่ถึงเวลาต้องวางระบบ เราจะบอกคุณตรง ๆ
ถ้ายังไม่พร้อมคุย ลองบอกเราสั้น ๆ ได้ไหมว่างานของคุณมักตกหล่นตรงไหน เราจะได้เข้าใจโจทย์จริงของธุรกิจไทยมากขึ้น ไม่มีการขายใด ๆ
